DescargarLas organizaciones generalmente formulan planes o establecen metas que al ser ejecutados producen información. Los directivos necesitan esta información para dirigirlas y controlarlas. Por tanto, la información es la base para que los directivos tomen las mejores decisiones con relación a ellas. La cantidad de información que una organización podría producir es tal que se requieren sistemas que permitan su administración.
Tua (1995) señala que “la teoría contable es un conjunto de conceptos generales y particulares, cuya función es servir de marco de referencia de la práctica y el conocimiento contable, con el propósito de evaluar y desarrollar dicha práctica y conocimiento” (p.44). Estos conceptos generales son de validez universal y caracterizan a la contabilidad como un campo del conocimiento. La contabilidad como sistema permite clasificar los hechos económicos, resumiéndolos luego, proporcionando así una medida de la rentabilidad y de la situación financiera de un ente. Esta información sobre los hechos debe ser de calidad conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). La calidad de la información se verá reflejada en la utilidad que esta posee para el usuario de la información. La utilidad de la información se alcanza en la medida que contempla las necesidades de todos los usuarios de la misma. Los principales requisitos de calidad son en primer lugar, la confiabilidad y la oportunidad. Luego están las características de significación, relevancia, comparabilidad, la estabilidad del sistema de información (Suarez Liceaga, 1996). La confiabilidad se logra por la integralidad de la información que contiene, la cual debe estar también libre de error.
Un sistema de información de una organización es un subsistema específico y puede definirse técnicamente como “un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones” (Laudon y Laudon, 1996, p. 8). Un sistema de información contable es un subsistema de carácter específico, integrado por elementos o componentes que están interrelacionados, los cuales actúan de manera óptima con un objetivo o propósito en común. Tal propósito es generar información confiable y útil.
Horngren, Harrison y Robinson (1997), señalan que “un buen sistema contable, ya sea computarizado o manual, incluye al menos cuatro características: control, compatibilidad, flexibilidad y una relación favorable costo/beneficio” (p. 254). Estas características definen su efectividad.
Materiales o fuentes: Libros y trabajos de investigación sobre contabilidad, así como aquellos relacionados con los sistemas de información contable.
Métodos: documental, histórico, deductivo, analítico-sintético, crítico o hermenéutico.
Catacora (1999) señala que “un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre si y que funcionan para lograr un objetivo en común” (p. 13). En este mismo sentido “un sistema es como un todo integrado por elementos interrelacionados” (Chaves, Chirykins, Dealecsandris, Pahlen y Viegas, 1998), “una unificación de partes para lograr un funcionamiento óptimo de un conjunto de componentes” (Murdick y Munson, 1998). Sobre el particular, señalan Laudon y Laudon (1996) que “esta función es capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones. En otras palabras, un sistema transforma las entradas en salidas”. (p.8)
Considerando las distintas clasificaciones identificadas en la literatura, podemos decir que, “una organización es un sistema artificial, abierto, permanente, estable y adaptativo” (Murdick y Munson, 1998, p.34). Las organizaciones generalmente formulan planes o establecen metas que al ser ejecutados producen información. Los directivos necesitan esta información para dirigirlas y controlarlas. La cantidad de información que una organización podría producir, es tal que se requieren sistemas que permitan su administración.
Los sistemas de información en las organizaciones
La noción de los sistemas de información para la dirección se originó a comienzos de los 60 (Riley,1981). “Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados” (Laudon y Laudon, 1996, p. 8). Estos componentes son:
“Las personas, los procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escogen, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente”. (Zarceño, Calderón y Chávez, 2001, p. 5)
El sistema de información de una entidad puede estar compuesto por varios subsistemas (o sistemas) de información específico. Por ejemplo, el sistema de producción, el sistema de marketing, el sistema contable, etc. Se precisa que toda organización tiene sistemas de información que penetran en las estructuras administrativas, del mismo modo que los nervios en el cuerpo (Cáceres, 2014, p.2). El objetivo de todo sistema de información es capturar y examinar los datos provenientes del entorno, los cuales se generan a partir de las transacciones que la organización realiza para presentarla en la forma y modo correcta (información), la cual servirá para soportar las decisiones que se tomen.
Murdick y Munson (1998) señalan:
Una función muy importante de todo sistema de información es estudiar e interpretar el ambiente de la empresa. El ambiente organizacional, “es el conjunto de fuerzas que rodean a una organización y que tienen la capacidad de afectar a la forma en la que ésta ópera (p. 24).
Ejemplo de estas fuerzas que pueden afectar a la empresa pueden ser la competencia, los cambios tecnológicos o un incremento de los costes. La forma de operar de la empresa que puede verse afectada son tanto el acceso a los recursos escasos, como a las materias primas, los empleados, la información, la tecnología, la estrategia competitiva o la financiación.
La estructura de un sistema está determinada por el grado en que sus elementos funcionan o interactúan juntos para alcanzar los objetivos totales. Estos grados de interacción pueden ser disfuncionales, parasitarios, simbióticos, sinergéticos y óptimos, siendo este último el ideal. Murdick y Munson (1998) precisan que “cuando se optimiza, los intercambios de recursos y los intercambios de objetivos de los subsistemas mantienen un equilibrio dinámico del sistema en forma continua” (p. 43).
La contabilidad como disciplina científica
La contabilidad ha sido definida como sistema, lenguaje, ciencia, etc. Citaremos por ejemplo algunas de ellas: Horngren y Harrison (1991) señalan que “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”(p.4). Catacora (2012) la define como: “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo”. (p.8)
Tua (1995) precisa que:
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. Por tanto, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. (p. 100)
Cañibano (2003) señala que:
La contabilidad, hoy puede ser considerada como un sistema informativo de primera magnitud, que trata de ofrecer una información estructurada y relevante sobre las cuestiones que atañen al proceso de creación y distribución de la renta y a la situación de la riqueza de las diferentes unidades económicas, haciendo uso de métodos específicos. Esta información luego se resume para proveer así una medida o parámetro de la rentabilidad y de la situación financiera de la empresa. (p. 35)
En las empresas mejor administradas, la información se acumula también por subdivisiones (centros de costos, departamentos, productos o línea de productos, procesos o actividades, etc.) de la misma con el objeto de proporcionar una base para lograr un control operacional más detallado.
El punto de partida para que la contabilidad pueda cumplir su función es llevar a cabo el proceso contable. Tal proceso se inicia con la realización de un hecho económico (transacción), el cual debe estar respaldado por documentos fuente: facturas, Cheques, recibos, de caja, contratos, etc. (Sinisterra, Polanco, Henao y Cardona, 2011) es base para el registro en libros y posterior elaboración de los distintos reportes e informes.
La información contable generalmente se clasifica en: contabilidad financiera o externa y contabilidad de costos o interna. La primera es “una información orientada al público en general. Esta contabilidad permite obtener información sobre la situación financiera de la empresa y la rentabilidad de la empresa”.
Por otro lado, Chaves et al. (1998) señalan que:
La contabilidad de costos nos permite conocer las relaciones costo – volumen – utilidad, el nivel de eficiencia y productividad alcanzados. Sirve para la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información se provee a través de los informes contables, los cuales se constituyen en herramientas para tomar decisiones y controlar la gestión de la entidad y generalmente son utilizados por los usuarios internos de la misma. (p. 183)
La calidad de la información financiera se ve reflejada en la medida que es útil al usuario. Los principales requisitos de calidad son en primer lugar, la confiabilidad y la oportunidad. “Luego están las características de significación, relevancia, comparabilidad, la estabilidad del sistema de información” (Suarez Liceaga, 1996). Esto es coherente con lo expresado en el Marco Conceptual de las NIIF.
En donde se empleen recursos económicos, se va a requerir la contabilidad para reflejar lo realizado en términos de ingresos percibidos y costos incurridos (Sinisterra y Polanco, 1994). La contabilidad produce periódica y sistemáticamente información expresada en términos monetarios de los hechos o transacciones económicas. Tal información está conformada por los distintos reportes, informes especiales, informes gerenciales y los estados financieros. Sin embargo, “la contabilidad va más allá del proceso de crear información, previo análisis e interpretación de la misma…” (Sinisterra et al., 2011).
Los sistemas contables, son aplicaciones de la teoría general al diseño e implementación de sistemas de información con propósitos específicos (Tua, 1995). Están conformados por procedimientos y técnicas que proporcionan datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones económicas (Chaves et al.) brindando información sobre el patrimonio del ente a un momento y sobre sus variaciones en un periodo determinado, permitiendo la toma decisiones y el control empresarial.
El sistema de información contable es un subsistema que procesa las transacciones que realiza una entidad con la finalidad incrementar la productividad operacional. Es un tipo específico de sistema de información en una entidad, que requiere para su óptimo funcionamiento: 1) la identificación de sus principales componentes, 2) la adecuada interacción entre estos que aseguren el nivel de integridad, totalidad y unificación en su funcionamiento. Su éxito se puede medir por ejemplo por el grado de aceptación que los usuarios le asignan (Catacora, 1999).
Un sistema de información contable es un subsistema integrado por elementos o componentes que están interrelacionados, los cuales actúan de manera óptima con un objetivo o propósito en común. Tal propósito es generar información confiable y útil. La confiabilidad se logra por la integralidad de la información que contiene, la cual debe estar libre de error. La utilidad de la información incluye la oportunidad y se alcanza en la medida que satisface las necesidades de todos los usuarios de esta.
Meigs y Meigs (1995) nos menciona que “los sistemas contables que se usan comúnmente van desde sistemas muy sencillos hasta sistemas sofisticados en los cuales los registros contables se llevan en discos magnéticos”. Sin embargo, las organizaciones de hoy manejan muchísimas operaciones lo que obliga a diseñar sistemas de información más complejos, apoyados en tecnología; los cuales deben garantizar también eficiencia, a pesar que los aspectos que intervienen en el diseño y en la operación de los sistemas son extensos (Murdick, 1998).
El sistema de contabilidad para la dirección señala Meigs y Meigs (1995), “debe estar diseñado de acuerdo al tamaño y a las necesidades de información de la empresa”, de tal forma que encaje bien en la estructura de la organización de la empresa, incluidos los centros de responsabilidad de los directivos individuales (Horngren, 1982).
Un sistema contable efectivo en opinión de Horngren (1997) “incluye cuatro características: control, compatibilidad, flexibilidad y una relación favorable costo/beneficio” (p. 254).
El control se ejerce sobre las operaciones a través de métodos y procedimientos para autorizar las operaciones y proteger los activos. La compatibilidad se refleja al permitir que todos los elementos del sistema interactúen suavemente con las operaciones y la estructura organizacional. La flexibilidad debe permitir al sistema contable adaptarse a los cambios que experimentan las organizaciones como son: expandirse, crear nuevos productos, cancelar o abandonar líneas no rentables, etc. Finalmente, la relación costo beneficio, implica que los beneficios que provee el sistema, control, correcta toma de decisiones, flexibilidad, etc. sean mayores que el costo de funcionamiento de este.
Desde la perspectiva de la teoría de sistemas, “un componente es en sí mismo un sistema y se le llama subsistema” (Murdick, 1998). Estos componentes o elementos están constituidos por piezas individuales que tienen relación entre sí. Algunos elementos del sistema son: el hardware, el software o programa, los recursos humanos, las políticas y normas contables adoptadas por la entidad (Catacora, 1999). Cáceres (2014) en cambio agrega algunos otros componentes: datos, soportes de datos, máquinas, procedimientos, programas, controles, formularios, reglamentaciones, etc.
La estructura de una organización (sistema) se representa usualmente a través de los organigramas que muestran las líneas de autoridad y responsabilidad. Estos a su vez pueden soportarse en los manuales de procedimiento y las descripciones del trabajo. Los organigramas deben complementarse con la indicación clara de las personas o departamentos responsables de funciones como ventas, compras, recepción de mercancías, pago de facturas y mantenimiento de registros contables.
Los organigramas muestran todas las unidades de organización o de posición de la dirección, de forma que indica las relaciones de autoridad y mando entre los diferentes empleados. Estas unidades son las generadoras de información sobre las actividades que realizan. Por tal razón, un organigrama es la base de un sistema de información contable por responsabilidades. Sin embargo, debe tenerse presente que antes de definir estas áreas de responsabilidad y autoridad, el diseñador de sistemas de contabilidad debería identificar las funciones de la dirección de la empresa que deben quedar establecidas en un manual de funciones formalmente aprobado por la gerencia u otro órgano competente.
Las funciones que desarrollan los directivos de las organizaciones deben hacerse bajo ciertos controles existentes. Meigs y Meigs (1995) señalan que: “estos controles internos constituyen a su vez un subsistema y se agrupan en dos clases principales: controles administrativos y controles contables”. Los primeros son medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y los controles contables están orientados a la protección de los activos o están relacionados con la confiabilidad de la información contable.
El objetivo del sistema de control interno es mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes y políticas de la gerencia y el objetivo de sistema de contabilidad es informar sobre la operatividad de la empresa. En consecuencia, estos dos sistemas para cumplir con sus objetivos deben estar estrechamente relacionados, debido a que cada uno depende del otro. Tal dependencia explica Meigs y Meigs (1995) radica en que,
Los procedimientos de control interno son imprescindibles para asegurar una contabilidad confiable. Muchos de los procedimientos de control interno hacen uso de los datos de la contabilidad para seguirle la pista a los activos y controlar el desempeño de los departamentos. La necesidad por un adecuado control interno explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables. (p. 183).
Un control interno adecuado requiere también la subdivisión de funciones entre los departamentos de la empresa.
Respecto a los documentos o formatos, Meigs y Meigs (1995) se formula una pregunta para establecer la importancia de los documentos o formatos receptores de datos e información en el sistema contable “¿Cómo sabe cada departamento que los otros departamentos han cumplido con sus responsabilidades? La respuesta señala el autor radica en el uso de los documentos comerciales cuidadosamente diseñados”. (p.186). Tal respuesta como se aprecia denota la importancia de los documentos comerciales y de todo otro formato en uso, implementado para la captura de la data y el eficiente funcionamiento del sistema de información contable de la organización.
Cumba (2012) señala que “toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras a las siguientes interrogantes: ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con qué frecuencia?, o ¿por autorización de quién? se llevan a cabo los procesos” (p.40). Estas interrogantes ponen de manifiesto a su vez, la importancia de establecer manuales para uniformizar la tarea o trabajo. Los manuales más conocidos son:
De organización y funciones, los manuales de políticas, los de procedimientos, etc. Los manuales de organización y funciones incluyen todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.
Por otro lado, (Cedeño Z, s/f) nos precisa que:
Los manuales de políticas documentan todas las guías de acción generales que tiene una empresa en distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, contabilidad, producción y otras. Las políticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada una de las áreas que se desee documentar. (p. 15).
Los manuales de procedimientos contables utilizados, establecen como debe llevarse a cabo el registro de las transacciones en los libros de contabilidad, en los cuales se anotan los comprobantes que constituyen la base para la elaboración de los estados financieros “mediante el uso de las cuentas en el diario general, y luego el traslado de cada débito y crédito del diario general a la cuenta correspondiente del mayor” (Sinisterra et al., 2011, p. 87).
Los sistemas de registros contables o estructuración del sistema contable pueden utilizar dos recursos: “diarios especiales y mayores auxiliares. Un diario especial es un registro contable diseñado para manejar el registro de solo un tipo de transacción comercial”. (Meigs y Meigs, 1995, p.191). En consecuencia, para poder registrar todos los tipos de transacciones, una empresa generalmente deberá implementar varios diarios auxiliares conforme a sus necesidades. Respecto a los mayores auxiliares, estos surgen como resultado de dividir una cuenta del mayor en varios mayores por separado.
El sistema de información contable, señalan Gómez y De Abajo (1998, p.22):
Está compuesto por varios subsistemas: personal, planeación de necesidades de materiales, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, mayor general y sistemas de informes financieros. En estos subsistemas, las diversas transacciones u operaciones de diario son los componentes esenciales de la función de negocios de la entidad y, por lo tanto, constituyen el objeto primario del control interno. Tales transacciones deben registrarse en los distintos registros contables implementados, independientemente si el sistema es manual o computarizado. Estos registros pueden ser de carácter centralizado (si solo se usan sistemas de registros basados en libros principales) o descentralizado si se usan diarios especiales.
La contabilidad siendo un sistema de información específico, genera reportes o informes financieros básicos (los estados financieros), dirigidos a usuarios externos. Pero también provee información importante sobre costos, indistintamente si es una empresa comercial, manufacturera o de servicios. Esta información está dirigida a los usuarios internos de la organización.